FAQ sur les manifestations
Q1 : Quels types de manifestations sont concernés par ce nouveau processus ?
R : Ce processus concerne spécifiquement les manifestations impliquant l'intervention d'au moins 3 services municipaux, y compris le service pilote. Il est important de noter que les demandes de salles ponctuelles ou de LCR (locations de courte durée) ne passent pas par ce processus et restent gérées par la vie associative.
Q2 : Quelles sont les étapes clés du processus d'organisation des manifestations à Villetaneuse ?
R : Les étapes clés comprennent plusieurs phases :
- Dépôt du dossier de demande de manifestation: Cette étape doit être effectuée jusqu'à 3 mois avant la date prévue de l'événement. Pour les manifestations sportives, ce délai est prolongé à 6 mois. Les demandes sont soumises via un pré-formulaire en ligne disponible sur le site internet de la ville.
- Examen du dossier par les services de la ville: Entre 3 mois et 2 mois avant l'événement, les services de la ville examinent le dossier pour évaluer sa faisabilité technique. Une réponse est donnée au plus tard 2 mois avant la tenue de la manifestation (ou 5 mois pour les organisations sportives).
- Réalisation de la manifestation: La manifestation est organisée selon les conditions définies dans le dossier approuvé.
- Évaluation post-manifestation: Dans les 24 heures suivant la manifestation, une évaluation est réalisée pour analyser son déroulement et identifier d'éventuelles améliorations à apporter.
Q3 : Comment se déroule la formulation de la demande et la première instruction ?
R : Toute demande d'organisation de manifestation doit être soumise via un pré-formulaire en ligne sur le site internet de la ville. Ce pré-formulaire comprend des informations telles que la présentation de la manifestation, les dates prévisionnelles, les dépenses prévues et le chiffrage de l'opération. Une adresse e-mail dédiée (evenementiel@mairie-
Q4 : Quelles sont les responsabilités des organisateurs d'événements ?
R : Les organisateurs doivent s'assurer que leur demande est complète et qu'elle respecte les critères spécifiés dans le pré-formulaire. Ils doivent également obtenir l'accord préalable du directeur de pôle concerné pour les manifestations organisées par les services municipaux. En outre, ils doivent respecter les délais de dépôt des demandes et fournir toutes les informations nécessaires pour l'examen du dossier.
Q5 : Qui coordonne la commission événementielle ?
R : La commission événementielle est coordonnée par un binôme, composé de représentants de l'administration et du cabinet. Cette commission se réunit chaque semaine pour examiner les demandes de manifestations et prendre des décisions concernant leur faisabilité.
Q6 : Comment les décisions de la commission sont-elles communiquées aux demandeurs ?
R : Les décisions de la commission sont communiquées aux demandeurs via une notification en ligne. Cette notification indique si la manifestation a été validée, refusée ou si une autre date a été proposée. Les demandeurs sont ainsi informés de l'avancement de leur demande en temps réel.
Q7 : Quels sont les critères pris en compte par la commission lors de l'évaluation des demandes ?
R : La commission prend en compte divers critères, tels que les aspects techniques, de sécurité, logistiques/ST, finances, ainsi que l'opportunité de la manifestation en termes de visibilité et d'impact médiatique. Chaque demande est examinée pour garantir sa faisabilité et sa conformité aux critères municipaux.
Q8 : Quels services sont représentés au sein de la commission événementielle ?
R : La commission événementielle est composée de représentants des services techniques, des services associations et sports, de la police municipale, du service Communication, ainsi que tout autre service impliqué dans la manifestation. Cette composition permet une évaluation approfondie de chaque demande sous différents angles et perspectives.